Berikut penjelasan mengenai ordner dan fungsinya yang perlu Anda ketahui. Perusahaan yang besar harus memiliki perlengkapan alat yang dapat digunakan untuk pegawainya (ATK – Alat Tulis Kantor). Tujuan dari penyediaan alat tersebut agar hasil pekerjaan karyawan tersimpan secara rapi serta tidak tertukar dengan pekerjaan karyawan lainnya. Biasanya kantor akan melakukan cek list alat yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Alat sudah di pertimbangkan akan segera disediakan secepatnya. Alat kantor yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan kinerja karyawan. Salah satu jenis peralatan kearsipan yang paling penting dan harus ada di kantor yaitu Ordner / Map.
Baca juga: Dokumen Berantakan? Simak Pengertian dan Fungsi Arsip Ini!
1. Mengenal Ordner Dan Fungsinya
Apakah Anda sudah mengenal tentang ordner dan fungsinya? Ordner adalah map besar yang memiliki warna sangat banyak dengan bahan karton tebal yang berfungsi menyimpan arsip penting (Merupakan bagian dari peralatan kearsipan). Map ini memiliki bentuk seperti buku besar tetapi di dalamnya hanya ada sebuah penjepit besi. Ada dua sisi yaitu depan dan belakang yang fungsinya untuk menahan dan menutup dokumen.
Ordner yang masuk dalam kategori Percetakan Offset pada percetakan memiliki bagian belakang map ada tempat yang digunakan sebagai penulisan nama dokumen yang akan disimpan. Ordner terbuat dari bahan yang bagus dan mapnya sangat kuat sehingga dapat bertahan lama. Kekuatan map bisa dilihat secara langsung dengan cara merabanya pasti Anda merasakan kulit map yang keras dan kuat. Perlu Anda ketahui meskipun kuat tetapi map ini tidak tahan pada api sehingga simpan pada tempat yang aman.
Baca juga: Perbedaan Digital Printing Dan Offset Printing
Fungsi ordner yaitu sebagai tempat penyimpanan dokumen penting. Dokumen tersebut dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian dijepit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map agar saat mencari dokumen tersebut Anda tidak terlalu sudah. Dokumen tidak lagi berada di meja yang berantakan dan sudah tertata rapi pada ordner.
Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan Anda untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa karena menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan Anda menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup kembali penjepitnya dan kembali letakkan ordner pada lemari.
2. Penggunaan Ordner Sebagai Peralatan Kearsipan
Ordner telah digunakan diberbagai perusahaan, kantor, sekolah dan lainnya. Mudahnya menggunakan ordner memberikan keuntungan tersendiri bagi para penggunanya. Cara menata ordner agar lebih rapi yaitu jangan diletakkan di meja. Anda harus meletakkannya di dalam lemari yang bentuknya seperti rak buku. Tata map disana dan pastikan bagian belakangnya menghadap ke depan, sehingga dengan mudahnya Anda akan melihat nama map dokumen tersebut. Sebagai tambahan, kelompokan ordner sesuai dengan jenis dokumennya (Di beri label jika perlu) sehingga mudah bagi admin untuk mencari.
Penggunaan ordner sering dinamakan sebagai tempat penyimpanan arsip. Penyimpanan dokumen arsip sebuah perusahaan tidak sedikit melainkan sangat banyak sekali. Cocok sekali menggunakan ordner sebagai tempat penyimpanan, karena ketebalan ordner mencapai 5 cm. Bayangkan berapa banyak dokumen yang bisa masuk ke dalam ordner tersebut.
Baca juga: Diakui Jadi media promosi, Simak apa itu Company Folder!
Pasti sangat banyak sekali dan Anda bisa menyusunnya sekarang juga. Untuk lebih esklusif biasanya sebuah perusahaan akan mencetak Ordner sendiri dengan adanya logo perusahaan dan informasi seperti website, no telepon, email dan lainnya info lengkap mengenai ordner bisa cek sumber ordner ini. Semoga Informasi Percetakan ini bisa membantu pengusaha dalam merapikan dokumen perusahaan. Salam Sukses!
