Senin, 15 Agustus 2022
Solusi Printing
  • Beranda
  • Produk Percetakan
  • Istilah Percetakan
  • Ukuran
    • Banner
      • Spanduk/Baliho
      • X Banner
      • Mini X Banner
      • Roll Up Banner
      • Umbul-Umbul
      • Tripod Banner
    • Buku
      • Booklet
      • Company Profile
      • Katalog
      • Agenda
      • Buku Menu
      • Buku Manual
    • Kartu
      • Kartu Nama
      • Post Card
      • ID Card
      • Undangan Pernikahan
    • Kalender
      • Kalender Meja
      • Kalender Dinding
    • Stiker
      • Label Makanan
      • Label CD
    • Kertas
    • Lainnya
      • Poster
      • Hang Tag
      • Brosur
      • Tent Card
      • Wobbler
      • Reklame
      • Voucher
      • Paper Bag
      • Kop Surat
      • Amplop
      • Map Folder
  • Tempat Percetakan
  • Kategori
    • Percetakan
      • Digital
      • Offset
    • Desain Grafis
Solusi Printing
No Result
View All Result
Home Percetakan

15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya

Christian Wiranata by Christian Wiranata
3 tahun ago
in Artikel Pilihan, Offset, Percetakan
Reading Time: 10 mins read
0
0
0
SHARES
71.3k
VIEWS
Share on FacebookShare on TwitterShare on WhatsApp

Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang. Sering data-data ini berupa berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki banyak salinan. Contohnya adalah data otentik milik lembaga pendidikan. Peranan arsip dalam sebuah organisasi swasta dan pemerintahan sangatlah penting untuk didokumentasi dengan baik sehingga visi dan misi sebuah perusahaan bisa tercapai dengan effektif.

Walaupun sekarang ini pengarsipan dapat dilakukan di komputer, banyak jenis peralatan kearsipan manual tidak ditinggalkan begitu saja. Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik mereka. Meskipun data-data bisa diarsipkan dengan media penyimpanan komputer, seringkali backup secara hardcopy juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan. Ada macam-macam alat pengarsipan dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

Fungsi Peralatan Kearsipan

Peralatan arsip memiliki fungsi umum sebagai berikut,

  1. Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.
  2. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
  3. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.
  4. Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.

Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan

Dengan banyaknya dokumen yang harus di dokumentasikan, peralatan kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk setiap perusahaan, berikut daftar 12 jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya;

1. Filling Cabinet

Peralatan kearsipan Filling Cabinet

Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya menggunakan semacam slide untuk mempermudah ketika membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar hingga lepas. Mekanisme sederhana ini sangat membantu untuk buka tutup laci. Di depan laci bisa ditempelkan label untuk memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya. Beberapa Filling Cabinet memiliki kunci khusus untuk menghindari pembobolan berkas yang disimpan.

2. Rotary

Peralatan kearsipan Rotary

Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor.

3. Lemari Arsip

Peralatan kearsipan Lemari Arsip

Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu.

4. Rak Arsip

Peralatan kearsipan Rak Arsip

Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya.

5. Map Arsip Atau Map Folder

Peralatan kearsipan Map Folder

Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni Stopmap Folio, Map Snelhecter, Map Folder, Hanging Folder.

6. Ordner

Peralatan kearsipan Ordner

Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari materi yang tebal dan cukup kuat untuk diletakkan secara lateral.

Baca Juga: Pengertian Ordner Dan Fungsinnya

7. Stapler

Peralatan kearsipan Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk mengikat sejumlah lembaran kertas. Stepler mudah ditemukan di toko buku yang tersedia di berbagai mall di Jakarta.

Jenis Jenis Stapler menurut fungsi dan kebutuhan;

  • Stapler Ukuran Kecil –  Max 10 lbr kertas
  • Stapler Ukuran Sedang – Max 20 lbr Kertas
  • Stapler Ukuran Besar – Max >20 lbr kertas

8. Perforator

Peralatan kearsipan Perforator

Perforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan berkas ke dalam order. Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki diameter 5 milimeter. Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5 lubang. lebih dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang biasanya dimiliki oleh percetakan offset dan percetakan digital untuk melubangi pekerjaan Kalender dan Agenda.

9. Label

Peralatan kearsipan Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada pengelompokan kertas, lalu dapat ditempelkan pada bagian folder. Anda bisa mencetak stiker label sendiri sehingga label terlihat menarik dan bagus. Namun untuk menghemat biaya, anda bisa menggunakan sticky note untuk di tempelkan sebagai pengingat.

10. Alat Sortir

Peralatan kearsipan Alat Sortir

Alat sortir biasa digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.

Baca juga: Apa Itu Percetakan?

11. Guide

Peralatan kearsipan Guide

Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton.

Guide sendri memiliki dua bagian penting yang perlu dipahami;

  • Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label tulisan yang menandakan pengelompokan dokumen.
  • Badan guide, bagian dimana dokumen anda diposisikan sehingga rapih dan mudah dicari.

Guide digunakan pada bagian depan tumpukan dokumen Anda yang berada di filling cabinet. Atau jika anda menggunakan ordner anda bisa menyisipkannya diantara ordner sehingga pengelompokan mudah dicari. Guide tersedia dalam berbagai ukuran (A4 atau Folio) dan bisa dibuat custom sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan besarnya dokumen yang dimiliki.

12. Numerator

Peralatan kearsipan Numerator

Dalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat numorator bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan jumlah digit tertentu.

13. Stopmap Folio

Peralatan kearsipan Stopmap Folio

Jarang orang mengetahui namanya, Stopmap adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat penjanjian dan lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4 (21,6 cm x 33 cm).

Jenis kertas yang digunakan untuk membuat Stopmap adalah jenis kertas karton, Akan tetapi banyak sekali perusahaan yang mencetak secara custom dengan jenis kertas lainnya seperti Concorde, Manila, BW (Black White), kertas Ivory, kertas Buffalo dan lainnya. Untuk membuat Stopmap secara custom banyak sekali pilihan teknik cetak yang tersedia mulai cari teknik cetak offset, sablon, atau digital offset.

14. Map Snelhecter

Peralatan kearsipan Map Snelhecter

Ada 2 jenis map Snelhecter yang tersedia di banyak toko stationery yaitu jenis kertas dan jenis plastik. Akan tetapi yang paling populer dan banyak digunakan adalah yang berbahan plastik. map Snelhecter memiliki banyak varian warna (Hijau, Kuning, Merah dan Biru). Fungsi dari warna yang bervariasi adalah untuk membedakan dokumen yang disusun sehingga tidak membingungkan.

Untuk menggunakannya, kertas di lubangi dengan alat arsip perforator 2 lubang terlebih dahulu. Pada saat membuka map Snelhecter akan terlihat besi putih ditengahnya dengan posisi vertikal. bukalah sisi atas dan bawahnya besi tersebut sehingga besi mengacung ke atas, lalu posisikanlah lubang yang ada di kertas kedalam besi tersebut dan kunci kembali.

15. Hanging Map

Peralatan kearsipan hanging map

Hanging map adalah sebuah map yang memiliki kaitan diatasnya. kaitan ini berfungsi untuk menggantungkan map pada filling tray yang nantinya dimasukan kedala filling cabinet. Map ini cukup populer digunakan untuk membantu perusahaan menyimpan dokumennya. Hanging map tersedia di toko toko ATK dan bisa dibeli secara offline ataupun online

Itulah jenis peralatan kearsipan yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk mendokumentasi pekerjaan seperti invoice, surat jalan, nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang rapi akan membantu kelancaran usaha dan bisnis anda. Semoga web yang menyediakan informasi percetakan dan desain grafis ini bisa membawa manfaat untuk pengusaha dalam mengatur dokumen dokumen yang penting. Salam Sukses !

Tags: alat sortirfilling cabinetguidehanging maplabellemari arsipmap foldermap snelhecternumeratorordnerperalatan kearsipanperforatorrak arsiprotarystaplerstopmap
ShareTweetSend
Previous Post

Biar Keliatan Romantis, Cobain Deh 5 Desain Kaos Couple Ini!

Next Post

10 Cara Menghemat Kertas dan Mengurangi Sampah Kertas

Next Post

10 Cara Menghemat Kertas dan Mengurangi Sampah Kertas

5 Contoh Desain Spanduk Keren Ide Kretif untuk Bisnis

5 Desain Logo Laundry yang Gak Bosenin! Bisa Jadi Acuan!

Tinggalkan Balasan Batalkan balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Cari Artikel

No Result
View All Result
  • Trending
  • Comments
  • Latest

17 Jenis Kertas Percetakan yang Paling Sering Digunakan

10/08/2022

15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya

10/08/2022

Perbedaan Laminasi Doff Dan Laminasi Glossy

10/08/2022

12 Jenis Software Desain Grafis Terbaik Untuk Desainer

10/08/2022

Pengertian Ordner Dan Fungsinya Dalam Peralatan Kearsipan

10/08/2022

Sebelum Cetak Brosur, Kenali 3 Jenis dan Ukuran Brosur Ini!

10/08/2022

Supaya Ga Salah Cetak, Nih Pahami Perbedaan RGB dan CMYK

10/08/2022

15 Aplikasi Desain Grafis Android Terbaik di Smartphone

10/08/2022

6 Cara Membuat Kop Surat di Amplop Dengan Word?

13/08/2022

Suka Selfie? Simak 9 Printer Untuk Cetak Foto Yang Murah Ini

10/08/2022

Keliatan Murahan? Simak Nih, 11 Tips Desain Brosur Yang Jitu

2

Apa Itu Offset Printing?

2

Bukan Cuman Pajangan, Nih 9 Fungsi dan 6 Manfaat ID Card!

2

10 Cara Menghemat Kertas dan Mengurangi Sampah Kertas

2

Perbedaan Laminasi Panas dan Dingin Supaya Ga Salah Beli

2

Begini Aja ? Simak Deh 3 Cara Mudah Membuat Lanyard Ini !

2

Laris Manis! Cobain 5 Contoh Spanduk Cuci Mobil Ciamik Ini!

2

Memiliki Desain Unik, Cobain 5 Contoh Spanduk Sekolah ini!

2

Bukan Rahasia lagi, Nih 7 Kertas untuk Sertifikat Yg Populer!

2

Mengenal Jenis Kertas Duplex Untuk Industri Kemasan

2
Ujung ke Ujung, Nih Proses Pencetakan Buku Komplit!

Ujung ke Ujung, Nih Proses Pencetakan Buku Komplit!

15/08/2022

Tips Mendesain Kalender Keren Biar Nggak Ngebosenin

12/08/2022

Pikat Pelanggan Pakai Kartu Terima Kasih yang Menarik

10/08/2022
rekomendasi banner wisuda keren

Bikin Wisudamu Makin Berkesan Pakai Banner Keren

10/08/2022
mengenal jenis dan bahan tote bag

Ketahui Jenis dan Bahan Tote Bag Biar Nggak Salah Cetak!

09/08/2022
Ilustrasi souvenir seminar

Bikin Seminar Jadi Lebih Berkesan dengan Souvenir Ini

10/08/2022
11 Perlengkapan Usaha Fotokopi Ini Wajib Dibeli Untuk Bisnis!

11 Perlengkapan Usaha Fotokopi Ini Wajib Dibeli Untuk Bisnis!

10/08/2022
rekomendasi font canva gratis untuk idul adha

Intip 8  Rekomendasi Font Canva Gratis untuk Idul Adha

10/08/2022

Kenali Bahan Kertas Kalender Biar Nggak Salah Cetak

10/08/2022

Belum Tau Ukuran Lanyard? Yuk Cek Di Sini!

27/07/2022

Menyediakan beragam informasi seputar dunia percetakan dan desain grafis seperti percetakan offset dan digital, serta peran desain di industri percetakan.

Follow Us

Telusuri Berdasarkan Kategori

  • Artikel Pilihan
  • Desain Grafis
  • Digital
  • Offset
  • Percetakan
  • Pilihan Editor

Newsletter

Masukan alamat email Anda untuk mendapatkan informasi terbaru seputar dunia percetakan/desain grafis.

© 2017 - 2020 Solusi Printing. All Rights Reserved.

No Result
View All Result
  • Beranda
  • Produk Percetakan
  • Istilah Percetakan
  • Ukuran
    • Kertas
    • Kartu
    • Banner
  • Tempat Percetakan
  • Kategori
    • Percetakan
      • Offset
      • Digital
    • Desain Grafis

© 2017 - 2020 Solusi Printing. All Rights Reserved.

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
Go to mobile version