Dokumen Berantakan? Simak Pengertian dan Fungsi Arsip Ini!

Anda memiliki sebuah usaha percetakan? Apakah Anda telah menjalankan sistem pengarsipan dengan baik? Apakah Anda sudah menyadari betapa pentingnya pengertian dan fungsi Arsip bagi usaha Anda? 

Tidak peduli seberapa besar atau kecilnya perusahaan yang Anda pimpin, manajemen Arsip haruslah terkelola dengan baik. Dengan begitu, semua aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, dan pemusnahan dokumen dalam usaha percetakan Anda tertata dengan rapi. 

Jangan sampai karena letaknya yang tidak terkontrol, Anda kehilangan dokumen penting yang berhubungan dengan konsumen. Misalnya, dokumen perjanjian kerja sama tahunan antara perusahaan percetakan Anda dengan produsen ponsel untuk penyediaan spanduk toko, sehingga perusahaan Anda dinilai kurang profesional. 

Nah, sedang bertanya-tanya bagaimana seharusnya manajemen Arsip yang baik? Berikut ini pembahasan selengkapnya! Namun, sebelum itu Anda harus mengetahui dahulu pengetahuan dasar tentang Arsip.

Baca juga: 15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya

Arsip vs Kearsipan

Apabila merujuk pada definisi Arsip yang tertuang di Pasal 1 Ayat 1 dan 2 PP Nomor 28 Tahun 2012, pengertian dan fungsi Arsip adalah segala bentuk rekaman atau dokumentasi dari kegiatan kelembagaan maupun perseorangan dalam berbagai bentuk dan media. Selanjutnya, segala hal yang berhubungan dengan Arsip disebut kearsipan.

Dengan kata lain, Arsip dapat disimpulkan sebagai kumpulan catatan, dokumen, gambar, grafik dan sebagainya sebagai bukti adanya kegiatan dalam sebuah lembaga atau organisasi. 

Kearsipan itu sendiri dimaknai sebagai langkah lembaga atau organisasi tersebut dalam mengurus Arsip, baik yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, dan pemusnahan Arsip. 

Tujuan dari Aktivitas Kearsipan

Dilakukannya aktivitas kearsipan ini agar dapat menyimpan catatan kegiatan administratif dari suatu perusahaan dengan baik, mengetahui jumlah Arsip yang telah masuk atau keluar selama sebuah perusahaan berjalan, menunjukkan akuntabilitas suatu perusahaan, dan memberikan informasi yang akurat dan berguna untuk perencanaan serta pengambilan keputusan.

Contohnya, untuk perusahaan percetakan, Arsip mencatat atau mendokumentasikan apa yang sudah dilakukan (pembelian alat, kerja sama, pemeliharaan mesin cetak), siapa saja yang telah terlibat (karyawan, pihak ketiga, konsumen), dan mengapa dilakukan semua tercatat dalam Arsip. 

Baca juga: Jenis Mesin Percetakan Offset Dan Percetakan Digital

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian arsip mennurut parah ahli yang bisa di pelajari untuk mendapatkan pengertian secara lengkat tentang apa itu Arsip;

1. Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2. The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

3. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Baca juga: Apa Itu Peralatan Kearsipan Filling Cabinet Dan jenisnya

4. I.G. Wursanto

Menurut I.G. Wursanto, arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Fungsi Arsip Menurut Undang-Undang

Berdasarkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Pasal 2 mengenai ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, fungsi Arsip dibagi menjadi dua, yakni: Arsip Dinamis dan Arsip Statis. 

Arsip Dinamis merupakan Arsip yang masih digunakan secara langsung oleh sebuah organisasi dalam kegiatanya sehari-hari. Fungsi Arsip dinamis berdasarkan kegunaannya terdiri dari Arsip aktif, Arsip semi aktif, dan Arsip inaktif. Sebaliknya, Arsip Statis merupakan Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung pada kegiatan sehari-hari perusahaan 

Nilai Guna dari Suatu Arsip

Menengok kegunaan suatu Arsip sangatlah bermacam-macam. Nilai guna ini tergantung pada kepentingan penggunaan Arsip itu sendiri. Oleh karena itu, berdasarkan kegunaannya, nilai guna Arsip terdiri dari dua nilai, yaitu: (a) nilai guna primer dan (b) nilai guna sekunder.

Kedua nilai guna tersebut memiliki kegunaan yang berbeda. Apabila bersinggungan dengan kegunaan Arsip sebagai administrasi, keuangan, hukum, serta ilmiah dan teknologi, Anda akan menemukan Nilai Guna Primer di situ. Sebaliknya, apabila kegunaan itu berhubungan dengan pembuktian dan informasi, nilai guna Arsip berubah ke Nilai Guna Sekunder.

Manajemen Arsip

Untuk mencapai manajemen Arsip yang baik, perusahaan percetakan Anda harus menerapkan manajemen dari dua hal, yaitu:

1. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan Arsip dapat dilakukan dengan banyak cara, antara lain sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, dan sistem nomor. Anda hanya tinggal menyesuaikan mana yang cocok dengan ritme kerja di kantor Anda.

Sistem abjad, contohnya, Anda melakukan penyimpanan Arsip berdasarkan urutan abjad A sampai Z. Jadi berilah kode Arsip dengan memberikan indeks berdasarkan nama orang atau perusahan dalam setiap dokumen yang masuk.

Anda dapat juga menyimpan Arsip berdasarkan sistem tanggal. Kelompokkan dokumen dengan tanggal diterimanya (untuk dokumen masuk) serta dengan tanggal dikeluarkannya dokumen tersebut (untuk dokumen keluar). 

Baca juga: 15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya

2. Tingkat Pengelolaan Arsip

Tingkat pengelolaan arsip berhubungan dengan siapa yang berwenang dalam melakukan aktivitas kearsipan. Apakah penyimpanan Arsip dilakukan secara terpusat, desentralisasi, atau bahkan desentral terkendali?

Hanya Anda yang dapat menjawab pertanyaan ini karena segala sesuatunya masih harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan masing-masing. Contohnya, apabila Anda merasa perusahaan percetakan memerlukan sebuah tempat khusus, di mana setiap orang dari unit apa pun dapat mengakses dokumen perusahaan dengan mudah, Anda akan memerlukan penyimpanan Arsip secara terpusat.

Setelah beres dengan pengarsipan dan fungsi Arsip, Anda bisa mencari tahu hal apalagi yang harus Anda benahi dari usaha percetakan Anda. Mungkin saja ada teknologi tercanggih mutakhir yang belum Anda miliki atau bahkan ide layanan jasa cetak yang bisa Anda tiru. Untuk itu kunjungilah solusiprinting.com. Anda akan mendapatkan beragam info percetakan dan desain grafis di sana.