Jumat, 5 Maret 2021
Solusi Printing
  • Beranda
  • Produk Percetakan
  • Istilah Percetakan
  • Ukuran Kertas
  • Tempat Percetakan
  • Kategori
    • Percetakan
      • Digital
      • Offset
    • Desain Grafis
Solusi Printing
No Result
View All Result
Home Percetakan Offset

Dokumen Berantakan? Simak Pengertian dan Fungsi Arsip Ini!

Irvan Pryana by Irvan Pryana
12 bulan ago
in Offset, Percetakan
Reading Time: 6min read
0
0
0
SHARES
173
VIEWS
Share on FacebookShare on TwitterShare on WhatsApp

Anda memiliki sebuah usaha percetakan? Apakah Anda telah menjalankan sistem pengarsipan dengan baik? Apakah Anda sudah menyadari betapa pentingnya pengertian dan fungsi Arsip bagi usaha Anda? 

Tidak peduli seberapa besar atau kecilnya perusahaan yang Anda pimpin, manajemen Arsip haruslah terkelola dengan baik. Dengan begitu, semua aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, dan pemusnahan dokumen dalam usaha percetakan Anda tertata dengan rapi. 

Jangan sampai karena letaknya yang tidak terkontrol, Anda kehilangan dokumen penting yang berhubungan dengan konsumen. Misalnya, dokumen perjanjian kerja sama tahunan antara perusahaan percetakan Anda dengan produsen ponsel untuk penyediaan spanduk toko, sehingga perusahaan Anda dinilai kurang profesional. 

Nah, sedang bertanya-tanya bagaimana seharusnya manajemen Arsip yang baik? Berikut ini pembahasan selengkapnya! Namun, sebelum itu Anda harus mengetahui dahulu pengetahuan dasar tentang Arsip.

Arsip vs Kearsipan

Apabila merujuk pada definisi Arsip yang tertuang di Pasal 1 Ayat 1 dan 2 PP Nomor 28 Tahun 2012, pengertian dan fungsi Arsip adalah segala bentuk rekaman atau dokumentasi dari kegiatan kelembagaan maupun perseorangan dalam berbagai bentuk dan media. Selanjutnya, segala hal yang berhubungan dengan Arsip disebut kearsipan.

Dengan kata lain, Arsip dapat disimpulkan sebagai kumpulan catatan, dokumen, gambar, grafik dan sebagainya sebagai bukti adanya kegiatan dalam sebuah lembaga atau organisasi. 

Kearsipan itu sendiri dimaknai sebagai langkah lembaga atau organisasi tersebut dalam mengurus Arsip, baik yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, dan pemusnahan Arsip. 

Tujuan dari Aktivitas Kearsipan

Dilakukannya aktivitas kearsipan ini agar dapat menyimpan catatan kegiatan administratif dari suatu perusahaan dengan baik, mengetahui jumlah Arsip yang telah masuk atau keluar selama sebuah perusahaan berjalan, menunjukkan akuntabilitas suatu perusahaan, dan memberikan informasi yang akurat dan berguna untuk perencanaan serta pengambilan keputusan.

Contohnya, untuk perusahaan percetakan, Arsip mencatat atau mendokumentasikan apa yang sudah dilakukan (pembelian alat, kerja sama, pemeliharaan mesin cetak), siapa saja yang telah terlibat (karyawan, pihak ketiga, konsumen), dan mengapa dilakukan semua tercatat dalam Arsip. 

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Seseorang yang sedang merapikan arsip
Rak arsip

Berikut ini adalah beberapa pengertian arsip mennurut parah ahli yang bisa di pelajari untuk mendapatkan pengertian secara lengkat tentang apa itu Arsip;

1. Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2. The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

3. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

4. I.G. Wursanto

Menurut I.G. Wursanto, arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Fungsi Arsip Menurut Undang-Undang

Penataan arsip yang baik
Arsip dan rak arsip

Berdasarkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Pasal 2 mengenai ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, fungsi Arsip dibagi menjadi dua, yakni: Arsip Dinamis dan Arsip Statis. 

Arsip Dinamis merupakan Arsip yang masih digunakan secara langsung oleh sebuah organisasi dalam kegiatanya sehari-hari. Fungsi Arsip dinamis berdasarkan kegunaannya terdiri dari Arsip aktif, Arsip semi aktif, dan Arsip inaktif. Sebaliknya, Arsip Statis merupakan Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung pada kegiatan sehari-hari perusahaan 

Nilai Guna dari Suatu Arsip

Menengok kegunaan suatu Arsip sangatlah bermacam-macam. Nilai guna ini tergantung pada kepentingan penggunaan Arsip itu sendiri. Oleh karena itu, berdasarkan kegunaannya, nilai guna Arsip terdiri dari dua nilai, yaitu: (a) nilai guna primer dan (b) nilai guna sekunder.

Kedua nilai guna tersebut memiliki kegunaan yang berbeda. Apabila bersinggungan dengan kegunaan Arsip sebagai administrasi, keuangan, hukum, serta ilmiah dan teknologi, Anda akan menemukan Nilai Guna Primer di situ. Sebaliknya, apabila kegunaan itu berhubungan dengan pembuktian dan informasi, nilai guna Arsip berubah ke Nilai Guna Sekunder.

Manajemen Arsip

Penyusunan arsip dengan rak arsip yang baik
Rak Arsip

Untuk mencapai manajemen Arsip yang baik, perusahaan percetakan Anda harus menerapkan manajemen dari dua hal, yaitu:

1. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan Arsip dapat dilakukan dengan banyak cara, antara lain sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, dan sistem nomor. Anda hanya tinggal menyesuaikan mana yang cocok dengan ritme kerja di kantor Anda.

Sistem abjad, contohnya, Anda melakukan penyimpanan Arsip berdasarkan urutan abjad A sampai Z. Jadi berilah kode Arsip dengan memberikan indeks berdasarkan nama orang atau perusahan dalam setiap dokumen yang masuk.

Anda dapat juga menyimpan Arsip berdasarkan sistem tanggal. Kelompokkan dokumen dengan tanggal diterimanya (untuk dokumen masuk) serta dengan tanggal dikeluarkannya dokumen tersebut (untuk dokumen keluar). 

Baca juga: 15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya

2. Tingkat Pengelolaan Arsip

Tingkat pengelolaan arsip berhubungan dengan siapa yang berwenang dalam melakukan aktivitas kearsipan. Apakah penyimpanan Arsip dilakukan secara terpusat, desentralisasi, atau bahkan desentral terkendali?

Hanya Anda yang dapat menjawab pertanyaan ini karena segala sesuatunya masih harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan masing-masing. Contohnya, apabila Anda merasa perusahaan percetakan memerlukan sebuah tempat khusus, di mana setiap orang dari unit apa pun dapat mengakses dokumen perusahaan dengan mudah, Anda akan memerlukan penyimpanan Arsip secara terpusat.

Setelah beres dengan pengarsipan dan fungsi Arsip, Anda bisa mencari tahu hal apalagi yang harus Anda benahi dari usaha percetakan Anda. Mungkin saja ada teknologi tercanggih mutakhir yang belum Anda miliki atau bahkan ide layanan jasa cetak yang bisa Anda tiru. Untuk itu kunjungilah solusiprinting.com. Anda akan mendapatkan beragam info percetakan dan desain grafis di sana.

Tags: arsip
ShareTweetSend
Previous Post

Ga Mungkin Gagal ! 5 Alasan Memulai Usaha Sablon Kaos

Next Post

Bagaimana Cara Afdruk Screen Sablon Yang Benar?

Next Post

Bagaimana Cara Afdruk Screen Sablon Yang Benar?

Bagaimana Cara Membuat Mug Sublim Bisnis Percetakan?

Bagaimana Cara Membuat Plat Cetak Offset Toko?

Tinggalkan Balasan Batalkan balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Cari Artikel

No Result
View All Result
  • Trending
  • Comments
  • Latest

Supaya Ga salah Pilih, Simak 17 jenis kertas percetakan ini!

28/12/2020
Perbedaan Laminasi Doff Dan Laminasi Glossy

Perbedaan Laminasi Doff Dan Laminasi Glossy

20/10/2020

12 Jenis Software Desain Grafis Terbaik Untuk Desainer

21/11/2020
Messy office environment, archives.

15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya

28/12/2020
Pengertian Ordner Dan Fungsinya

Pengertian Ordner Dan Fungsinya Dalam Peralatan Kearsipan

13/10/2020

15 Aplikasi Desain Grafis Android Terbaik di Smartphone

20/10/2020

Suka Selfie? Simak 9 Printer Untuk Cetak Foto Yang Murah Ini

17/10/2020

Sebelum Cetak Brosur, Kenali 3 Jenis dan Ukuran Brosur Ini!

08/10/2020
Pahami Perbedaan RGB Dan CMYK Untuk Menghindari Kesalahan Cetak

Supaya Ga Salah Cetak, Nih Pahami Perbedaan RGB dan CMYK

28/12/2020

Iklan Layanan Masyarakat: Pengertian, Sejarah dan Fungsinya

07/10/2020
Perbedaan Laminasi Panas dan Dingin

Perbedaan Laminasi Panas dan Dingin Supaya Ga Salah Beli

2

10 Cara Menghemat Kertas dan Mengurangi Sampah Kertas

2

Apa Itu Offset Printing?

2

Mengenal Jenis Kertas Duplex Untuk Industri Kemasan

2

Bukan Rahasia lagi, Nih 7 Kertas untuk Sertifikat Yg Populer!

2

Laris Manis! Cobain 5 Contoh Spanduk Cuci Mobil Ciamik Ini!

2

Memiliki Desain Unik, Cobain 5 Contoh Spanduk Sekolah ini!

2

Begini Aja ? Simak Deh 3 Cara Mudah Membuat Lanyard Ini !

2

Bukan Cuman Pajangan, Nih 9 Fungsi dan 6 Manfaat ID Card!

2
Portofolio adalah sebuah kumpulan history pekerjaan yang dapat digunakan untuk kebutuhan promosi sebuah perusahaan atau yayasan

Pengertian Portofolio, Jenis, & Fungsinya Untuk Bisnis

1

Jadi Desainer Berkelas! Kenali Yuk Tool Photoshop Berikut Ini!

18/12/2020

Mengenal Mock Up, Media Untuk Bantu Preview Desainmu!

18/12/2020

Pecinta Fashion! Ini Tips & Cara Desain Baju yang Unik!

18/12/2020

Perhatian! Ini Dasar-Dasar Mengenai Desain Kemasan Saat Ini

21/01/2021

Ini 15 Jenis Font Keren Untuk Logo mu Biar Makin Kece Loh!

23/02/2021

Jika Suka Fotografi, Kalian Wajib Tahu Jenis-Jenis Kamera Ini!

18/12/2020

Mengenal Flat Desain, Ini Segala Hal yang Perlu Kalian Tahu!

17/12/2020

Jangan Dibuat Sulit, Ini Cara Membuat Foto Polaroid Mudah

06/01/2021

Bikin Desain Stiker Keren? Kalian Bisa Ikuti Langkah Ini Loh!

06/01/2021

Desain Vektor Jadi Pilihanmu? Simak Hal Yang Harus Diingat!

06/01/2021

Menyediakan beragam informasi seputar dunia percetakan dan desain grafis seperti percetakan offset dan digital, serta peran desain di industri percetakan.

Follow Us

Telusuri Berdasarkan Kategori

  • Artikel Pilihan
  • Desain Grafis
  • Digital
  • Offset
  • Percetakan
  • Pilihan Editor
  • Uncategorized

Newsletter

Masukan alamat email Anda untuk mendapatkan informasi terbaru seputar dunia percetakan/desain grafis.

© 2017 - 2020 Solusi Printing. All Rights Reserved.

No Result
View All Result
  • Beranda
  • Produk Percetakan
  • Istilah Percetakan
  • Ukuran Kertas
  • Tempat Percetakan
  • Kategori
    • Percetakan
      • Offset
      • Digital
    • Desain Grafis

© 2017 - 2020 Solusi Printing. All Rights Reserved.

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Create New Account!

Fill the forms below to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
Go to mobile version