Stempel umum digunakan di perusahaan, lembaga, maupun institusi formal untuk keperluan surat-menyurat resmi. Stempel menandakan identitas atau keberadaan suatu pihak. Namun, bukan hanya untuk kelompok, stempel juga bisa mewakili pribadi. Benda ini telah digunakan sejak zaman dahulu. Awalnya pada zaman dinasti Yin dan Shang di China, stempel digunakan sebagai cap pada surat-surat penting.
Saat ini, stempel masih dipakai untuk menunjukkan pengesahan atas dokumen resmi. Dokumen tersebut dapat berbentuk surat, proposal, atau kontrak perjanjian dengan pihak lain. Fungsinya hampir sama dengan cap jempol dan tanda tangan. Dokumen yang dibubuhi stempel memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Karena itu, stempel tidak boleh digunakan secara sembarangan.
4 Jenis Bentuk Stempel Yang Sering Digunakan
Lembaga-lembaga resmi atau pemerintahan memiliki aturan baku mengenai bentuk stempel yang digunakan. Meskipun ada juga yang memberlakukan aturan seperti lembaga resmi, perusahaan biasanya lebih fleksibel dalam hal pembuatan stempel. Nah, bentuk-bentuk stempel tersebut dapat dikelompokkan dalam 4 kategori secara umum, yaitu:
1. Stempel berbentuk lingkaran
Salah satu bentuk stempel yang paling umum dijumpai adalah lingkaran. Stempel seperti ini dapat digunakan oleh instansi sekolah, instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi. Stempel lingkaran memang tampak formal secara visual sehingga tepat digunakan untuk mengesahkan dokumen-dokumen resmi.
Elemen utama yang terdapat pada stempel berbentuk lingkaran adalah tulisan melingkar. Isinya adalah nama lembaga tersebut. Ada pula yang menyertakan logo di dalamnya dan berbagai elemen lain yang dirasa penting untuk mewakili lembaga. Keberadaan elemen tambahan ini membuat format stempel menjadi tidak terlalu kaku.
2. Stempel berbentuk oval
Jenis stempel berikutnya adalah yang berbentuk oval. Stempel ini juga dapat digunakan oleh institusi resmi, baik lembaga pemerintah maupun sekolah. Namun, stempel biasanya dibuat untuk kepentingan khusus, contohnya stempel yang menandakan cap perpustakaan, stempel keperluan even, atau stempel subdivisi di lembaga tersebut. Jadi, stempel ini bersifat mengikat kelompok pengguna itu saja.
Aturan ini tidak berlaku terhadap perusahaan. Stempel berbentuk oval sah-sah saja digunakan secara menyeluruh, terutama jika lebih pas untuk menampung bentuk logo perusahaan. Stempel oval terkesan memiliki bidang yang lebih fleksibel dan luas sehingga efektif menampung informasi utama yang ingin disertakan.
3. Stempel berbentuk segi empat
Ada pula stempel yang berbentuk segi empat. Jenis stempel ini biasanya dipakai untuk keperluan yang bersifat sementara. Setelah acara atau keperluan tersebut selesai, stempel ini dianggap tidak lagi berlaku. Penggunanya adalah sebuah tim kecil yang menangani suatu even atau proyek tertentu.
Stempel segi empat juga identik sebagai tanda pelunasan pada sebuah transaksi pembayaran. Jenis stempel ini juga bisa digunakan untuk keperluan inventarisasi peralatan kantor atau perusahaan. Badan usaha yang berbentuk seperti rumah makan, toko komputer, atau toko roti, juga kadang-kadang menggunakan stempel berbentuk oval.
4. Stempel berbentuk bebas
Selain bentuk lingkaran, oval, dan segi empat, ada pula stempel yang berbentuk bebas. Stempel jenis ini dapat digunakan oleh perusahaan dan lembaga nonformal seperti komunitas tertentu. Bentuk stempel yang bebas biasanya dibuat serasi dengan filosofi yang diusung oleh komunitas tersebut. Bukan hanya bebas dari segi bentuk, warna dan teknik menggunakan stempel pun sangat fleksibel dan unik.
Pada umumnya, berbagai bentuk stempel ini baru akan menghasilkan cetakan setelah ditempelkan pada bahan tinta. Namun, selain teknik konvensional tersebut, ada pula jenis stempel yang menggunakan teknik emboss. Ini adalah teknik menghasilkan cap dengan perangkat stempel tanpa tinta. Hasilnya adalah bentuk timbul yang sesuai dengan desain stempel pada bidang kertas yang dicap.
Supaya lebih elegan dan eksklusif, cap timbul dari teknik emboss ini disempurnakan oleh sentuhan warna keemasan. Nah, ingin menggunakan stempel dengan tinta atau stempel dengan teknik emboss, semuanya tergantung pilihan. Jika bujet mencukupi dan perusahaan ingin membangun branding yang sesuai, tidak ada salahnya memilih jenis stempel emboss.
Simak Juga: 5 Menit Membuat Stempel Anti Luntur | Langkah Praktis Membuat Stempel Warna Berkualitas
Fungsi Dan Kegunaan Stempel Untuk Perusahaan
Stempel memiliki fungsi yang penting serta memiliki kekuatan hukum. Oleh karena itu, tidak semua orang boleh menggunakannya. Stempel juga tidak boleh digunakan sembarang waktu. Biasanya, stempel perusahaan atau lembaga dipegang oleh orang-orang tertentu yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan mengikat.
Untuk menyempurnakan status sah tidaknya sebuah dokumen, stempel biasanya disertai dengan tanda tangan pihak yang memiliki kuasa, dalam hal ini adalah pimpinan lembaga tersebut. Jadi, biasanya stempel tidak berdiri sendiri. Penggunaan stempel pada umumnya diatur dalam aturan Anggaran Dasar (AD) atau Anggaran Rumah Tangga (ART) perusahaan tersebut.
Nah, sebagai rangkuman, berikut sejumlah kegunaan stempel yang perlu Anda ketahui:
1. Sebagai tanda pengesahan
Fungsi stempel yang utama adalah untuk mengesahkan dokumen, baik saat menyelesaikan transaksi penjualan maupun kontrak perjanjian. Stempel juga menjadi pelengkap pengesahan setelah pimpinan lembaga, perusahaan, atau institusi tersebut membubuhkan tanda tangan. Keberadaan stempel membuat tanda tangan memiliki kekuatan hukum secara formal.
Dalam hal ini, stempel mewakili suatu kelompok, bukan pribadi. Namun, tanggung jawab terhadap isi dokumen tersebut tetap berada pada orang yang membubuhkan tanda tangan atau stempel. Biasanya, orang ini adalah pengambil keputusan atau kebijakan yang utama dalam kelompok tersebut.
2. Untuk memperkuat keputusan
Secara berkala, tiap perusahaan atau lembaga biasanya menyelenggarakan rapat. Pada kesempatan tersebut akan dihasilkan keputusan-keputusan penting untuk keperluan pengembangan perusahaan. Supaya jelas, keputusan tersebut diwujudkan dalam bentuk surat keputusan perusahaan.
Nah, pada surat ini harus ada tanda tangan pimpinan perusahaan atau lembaga dan stempel. Tujuannya adalah untuk memperkuat keputusan tersebut serta dapat menjadi bukti hasil rapat. Dengan keberadaan stempel, surat keputusan tersebut menjadi sah.
3. Bersifat sebagai pertanggungjawaban
Karena memiliki kekuatan hukum, stempel harus digunakan secara hati-hati. Orang yang membubuhkan stempel atau menyetujui penggunaannya untuk sebuah keperluan memiliki tanggung jawab terhadap dokumen tersebut. Hal ini terutama berlaku apabila dokumen tersebut terkait dengan pihak luar. Untuk menghindari penyalahgunaan, stempel sebaiknya disimpan di tempat yang aman.
4. Untuk membangun branding
Bukan hanya untuk keperluan formal, stempel juga sekaligus dapat membangun branding perusahaan. Dengan membubuhkan stempel pada berbagai dokumen resmi atau tidak resmi, Anda secara tidak langsung memperkenalkan perusahaan kepada pihak lain. Oleh karena itu, sangat penting untuk membuat desain stempel yang sesuai dengan visi misi perusahaan tersebut.
Branding bagi sebuah badan usaha tentu sangat penting. Jika kesan yang tampil melalui stempel sudah sesuai dengan perusahaan, tentu tidak akan ada kesulitan dalam membangun image secara optimal. Hasilnya, perusahaan Anda akan dikenal dengan baik dan tepat sesuai keinginan.
Nah, inilah informasi mengenai berbagai bentuk stempel yang lazim dipakai saat ini. Kegunaannya pun telah dirangkum secara mendetail. Melalui artikel ini, para pencari jasa solusi printing atau solusi percetakan dapat mempertimbangkan lebih jauh mengenai model stempel yang hendak digunakan. Semoga bermanfaat!
Apakah persamaan dari cap dan logo instansi? Serta, apakah dalam penggunaan dari kedua hal ini dapat diseragamkan atau disamakan sehingga yang muncul adalah hanya terdiri dari satu wujud tanda/lambang identitas instansi atau lembaga? Kalau boleh tolong berikan dasar hukumnya.