Penting Banget! Simak Pengertian dan 4 Fungsi Kop Surat ini!

Apakah Anda tau, kop surat adalah sebuah media cetak yang wajib anda miliki? Saat Anda berkomunikasi secara langsung dengan klien, pelanggan, atau konsumen baru, Anda mewakili perusahaan. Kop surat perusahaan Anda menjadi hal pertama yang diperhatikan oleh klien, bukan isi dari surat Anda.

Oleh karenanya, pengertian dan fungsi kop surat adalah hal penting yang harus Anda pahami dengan baik. Kop surat yang berkualitas dapat menunjukkan kesan yang kuat dan mudah diingat oleh klien. Kop surat bahkan mampu meyakinkan klien bahwa Anda memperhatikan detail kecil dan menunjukkan profesionalitas perusahaan. 

Berhubung sebuah branding terkait pada konsistensi, perusahaan Anda sebaiknya memakai desain, warna, logo yang identik dengan brand atau merek perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih terlihat profesional sehingga mampu mendapatkan kepercayaan dari klien.

Baca juga: 6 Tahap Membuat Dan Cetak Kop Surat pada Amplop dengan Word

Pengertian Kop Surat

Berikut adalah pengertian dan fungsi kop surat yang perlu Anda ketahui. Kop surat adalah sebuah format baku yang digunakan sebagai identitas perusahaan sehingga penerima surat mengetahui dari siapa surat tersebut datang. Format ini biasanya di cetak di kertas yang berjenis HVS dan memiliki ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm ). Kop surat memiliki beberapa ciri ciri penting yang membedakan dari produk percetakan lainnya:

1. Kop atau kepala surat yang biasanya berada di bagian atas surat adalah format baku dalam membuat surat.
2. Kop ini dipakai sebagai penanda yang otentik dari sebuah instansi pada surat tersebut. 
3. Kop surat terdiri dari nama, alamat, dan logo perusahaan yang bersangkutan. Sementara logo terkadang juga terdapat pada bagian latar belakang surat. 
4. Kop surat ini biasanya dibuat secara masal dicetak dengan mesin cetak offset.

Baca juga: Apa Itu Offset Printing?

Fungsi Kop Surat 

Surat formal bukanlah sekadar teks yang tertulis di atas kertas. Sebuah surat resmi harus memiliki kop surat sehingga tampak profesional dan menunjukkan keseriusan isi surat. Tanpa kop surat profesional, surat bisnis bisa berkurang kredibilitasnya. Sebuah kop surat harus berisi semua detail bisnis yang akurat dan up to date terkait nama perusahaan, logo, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi.  Inilah isi yang harus ada dalam sebuah kop surat, sehingga perusahaan mudah dihubungi oleh klien yang potensial atau partner bisnis.

Elemen lain yang harus diperhatikan dari kop surat adalah desain dan tata letak. Tidak boleh terlalu polos serta terlalu besar teksnya sehingga tidak dapat dibaca atau tidak ada banyak ruang untuk badan surat. Kop surat juga harus tetap sederhana karena isi surat itu masih menjadi yang paling penting. Namun, demikian kop surat juga harus cukup menarik perhatian pembaca. Oleh karenanya dengan beragam manfaat dari kop surat dalam korespondensi bisnis formal, tampilan kop surat harus disesuaikan dengan baik.

Baca juga: Sebelum Buka Bisnis, Pelajari Dulu 7 Jenis Logo Disini!

1. Profesional

Kop surat perusahaan yang didesain dengan baik akan memberikan kesan yang menguntungkan bagi calon klien dan perusahaan lain.  Oleh karenanya, memiliki kop surat berkualitas wajib dilakukan oleh perusahaan agar terlihat lebih otentik. Klien akan dapat lebih percaya karena  melihat perusahaan yang sedang dihadapi berkompeten dan mapan. 

Kop surat yang baik akan memberikan pesan bahwa perusahaan memiliki identitas yang kuat. Oleh karenanya, perusahaan yang ingin tampil lebih berkualitas dan kredibel dapat membuat kop surat di percetakan profesional. Beberapa perusahaan percetakan bahkan menawarkan layanan desain grafis untuk membuat logo perusahaan yang lebih kreatif. 

Baca juga: Apa Itu Percetakan?

2. Memberikan Impresi Pertama Yang Baik 

Kesan pertama akan menentukan cara perusahaan menangani korespondensi. Oleh karenanya, kop surat Anda harus didesain dengan baik. Kop surat adalah sebuah media cetak yang juga berfungsi untuk perkenalan singkat, yang membuat detail pencetakan kop surat menjadi penting. Kop surat yang kurang berkualitas dapat menyiratkan bahwa perusahaan yang akan bekerja sama tidak cukup kredibel. Oleh karenanya, pemilihan kop surat yang tidak sesuai dapat merusak kesan perusahaan Anda.

Kop surat harus mampu menarik minat perhatian pembacanya secara visual, sehingga dapat kohesif dan mudah dikenali. Selain itu, kop surat juga berfungsi sebagai alat pemasaran yang dapat menarik klien untuk bekerja sama dengan perusahaan Anda.

3. Branding 

Kop surat merupakan bagian dari citra sebuah brand atau merek serta dapat membantu untuk membedakannya dengan perusahaan lain. Oleh karenanya, desain kop surat tidak boleh dianggap enteng karena menyangkut identitas perusahaan. Kop surat yang berhasil dapat mempromosikan dan mengiklankan brand atau merek secara positif di mata klien. Untuk memperkuat branding, kop surat perusahaan harus koheren dan saling melengkapi.

4. Sebuah Kesempatan Bisnis 

Kop surat berisi rincian terkait perusahaan yang memudahkan calon klien, pelanggan, dan mitra bisnis untuk menghubungi perusahaan. Jika klien ingin mendapatkan informasi lebih jauh terkait isi surat, mereka bisa langsung tahu siapa yang harus dihubungi. Oleh karena itu, desain kop surat harus berisi detail kontak yang dibuat jelas, agar memudahkan klien untuk menghubungi perusahaan.

Nah, itulah penjelasan tentang pengertian dan fungsi kop surat. Jika Anda membutuhkan tampilan kop surat yang otentik, silakan mengunjungi www.solusiprinting.com sebagai pusat informasi percetakan dan desain grafis yang profesional. Anda bisa mendapatkan kop surat berkualitas dengan hasil terbaik demi citra dan kesuksesan perusahaan Anda.