Mengenal Customer Service dan Fungsinya, Pelanggan Puas!

Bisnis percetakan online semakin menjamur. Berbagai layanan dan jasa disediakan agar para konsumen bisa mendapatkan jasa terbaik dan produk berkualitas dengan harga terjangkau. 

Untuk memperlancar bisnis percetakan, customer service sangat dibutuhkan. Customer service bertugas menghubungkan perusahaan dengan para pelanggan. Apa pengertian customer service dan fungsi-fungsinya? Yuk, disimak.

Pengertian Customer Service

Apakah perusahaan percetakan online Anda memiliki customer service? Pengertian customer service adalah wakil dari perusahaan yang menghubungkan antara klien dengan perusahaan dan memiliki kewajiban menjalin hubungan baik dengan setiap pelanggan. 

Oleh karena itu, customer service wajib mendapatkan pembekalan tentang dasar-dasar pelayanan. Karena melalui customer service, kualitas pelayanan perusahaan percetakan online Anda tercermin.   

Fungsi Customer Service

Dari pengertian customer service di atas, mari kita urai apa saja fungsi dari layanan konsumen tersebut. Pada dasarnya, fungsi customer service dibagi menjadi 2: customer service untuk internal perusahaan dan customer service untuk pelanggan.

Tugas Customer Service untuk Internal Perusahaan

Sebagai garda depan berbagai urusan internal perusahaan, seorang customer service harus memiliki memiliki sejumlah kemampuan, di antaranya:

1. Efisiensi dalam Bekerja 

Memiliki customer service dalam suatu bisnis sangat menguntungkan. Cara kerja yang efisien dapat terlihat dari kemampuan customer service merespons pertanyaan, menjawab keluhan, menjawab email, dan menyelesaikan permasalahan pelanggan dalam waktu singkat. Sebagai contoh customer service yang digunakan oleh perusahaan percetakan harus memiliki sebuah produk knowledge seputar harga, lama pengerjaan, jenis finishing sampai kepada pengantaran hasil cetak. Sebuah respond yang cepat dari customer service percetakan anda akan memberikan kesan yang baik bagi pelanggan.

Baca juga: Perbedaan Digital Printing Dan Offset Printing

2. Multitasking

Customer service bisa melakukan banyak kerjaan dalam satu waktu. Mereka dapat mengetahui permasalahan dan di mana wilayah itu bermasalah. Selain itu, customer service bisa langsung terjun ke lapangan untuk menyelesaikan permasalahan.

3. Kecepatan dalam Pemecahan Masalah

Dengan kerja yang multitasking, customer service bisa melacak permasalahan yang sama berkali-kali dengan cepat. Isu-isu tersebut akan dicatat dalam pangkalan data mereka. 

Ketika isu tersebut timbul, Anda tidak perlu pusing memikirkan sumber permasalahan karena customer service akan bertindak, mengubah, dan memperbaiki sistem agar permasalahan yang sama tidak terulang. Permasalahan seperti, salah cetak, telat kirim adalah hal biasa yang terjadi pada perusahaan percetakan, akan tetapi jika percetakan anda memiliki customer service yang baik, maka persoalan akan cepat di hadapi. Oleh karena itu sebagai pemimpin perusahaan, disarankan untuk memberikan kuasa kepada customer service untuk memutuskan dengan cepat masalah masalah yang serting terjadi.

Baca juga: Nih, 9 Alasan Percetakan Adalah Komoditi Tertinggi di Pasaran

4. Kemampuan untuk Memprioritaskan Masalah

Memiliki customer service yang andal dalam bisnis sangat bermanfaat ketika terjadi masalah. Mereka akan menentukan skala prioritas permasalahan. Permasalahan akan diselesaikan berdasarkan tingkat prioritas. 

Tugas Customer Service untuk Pelanggan

Seorang customer service yang berpengalaman akan memberikan kenyamanan untuk konsumen, Apakah fungsi utamanya? Berikut ini merupakan fungsi customer service untuk klien atau pelanggan.

1. Memberikan Pelayanan Maksimal untuk Kepuasan Pelanggan

Customer service merupakan garda terdepan di bagian pelayanan perusahaan. Ketika pelanggan Anda puas berarti customer service di perusahaan telah memberikan pelayanan yang terbaik. Hal ini akan berimbas pada keuntungan bisnis dan kesetiaan pelanggan untuk tetap menggunakan jasa atau cetak produk di perusahaan Anda.

Meningkatnya kepuasan pelanggan secara tidak langsung berimbas pada peningkatan pendapatan. Pasalnya, pelanggan yang puas tak jarang akan kembali membeli produk atau menggunakan jasa layanan Anda. Tak jarang mereka bahkan mengiklankan produk atau jasa perusahaan Anda kepada orang lain.  

Baca juga: Biar Ga Salah Jalan, Pelajari 5 Jenis Usaha Percetakan Ini!

2. Berperan Sebagai Penerima Pelanggan di Perusahaan

Customer service memiliki peran sebagai penerima pelanggan dalam dunia bisnis karena mereka yang akan pertama kali berkomunikasi dengan pelanggan. Pelanggan akan bertanya tentang produk dan jasa sampai mendengarkan keluhan tentang produk atau jasa tersebut. 

Customer service di perusahaan harus memberikan tanggapan, mendengarkan keluh kesah, hingga menyampaikan solusi yang konkret atas permasalahan pelanggan yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dimiliki. Tentu saja customer service harus melakukan peran untuk mendengarkan dan memberi perhatian secara sopan dan santun. 

3. Berperan Sebagai Wakil Perusahaan (Customer Relation Officer)

Fungsi customer service selanjutnya adalah sebagai wakil perusahaan (customer relation officer). Maksudnya, mereka yang bertugas sebagai customer service menjadi wakil atau wajah dari perusahaan. Merekalah yang akan menghubungkan pelanggan dengan perusahaan. 

Jika customer service menjalankan tugas dengan baik dan para pelanggan akan merasa puas. Mereka berpotensi menjadi pelanggan setia perusahaan Anda. Customer service yang buruk akan membuat bisnis percetakan anda segan untuk didatangi, mulailah perhatikan hal hal sepele seperti penampilan dan sikap customer service pada saat berhadapan dengan pelanggan.

4. Berperan Sebagai Komunikator

Customer service juga berperan sebagai komunikator perusahaan. Mereka akan diberi pelatihan agar mampu menyampaikan berbagai informasi penting hingga jenis layanan dan produk perusahaan terbaru yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 

Selain itu, mereka juga harus mampu mendengar, menampung, hingga memberikan solusi atas permasalahan pelanggan. Customer service harus dibekali dengan perilaku dan sikap yang tepat, yaitu cepat, tepat, ramah, dan tanggap dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Inilah pengertian customer service dan berbagai fungsinya, baik untuk internal perusahaan percetakan maupun untuk pelanggan. Customer service bisa menjadi kunci agar hubungan perusahaan dan pelanggan tetap baik. Dapatkan informasi penting lainnya seputar percetakan di solusi percetakan. Semoga bermanfaat!