Membantu Bisnis Loh! Simak, 8 Fungsi Mesin Fotocopy Di Kantor!

Salah satu informasi percetakan yang banyak dicari adalah berbagai fungsi dari mesin fotocopy. Mesin yang mudah ditemui di areal perkantoran ini dapat dipakai untuk menyalin dokumen ke media kertas. Terlebih lagi, kini teknologi dari mesin fotocopy sudah terbilang mumpuni dan bisa dengan mudah disesuaikan kebutuhan. Oleh karenanya, tidak heran jika pemanfaatan mesin ini sebagai alat penyalin dokumen begitu dibutuhkan di kantor.

Untuk itu, yuk baca ulasan berikut agar tahu lebih banyak tentang berbagai fungsi mesin fotocopy di kantor.

Yuk, Kita Simak Pengertian Mesin Fotocopy!

Sebelum membahas soal fungsi mesin fotocopy di kantor, mari mengulik definisi dari alat tersebut. Jika merujuk pada Cambridge Dictionary, mesin fotocopy adalah alat yang dapat dipakai menghasilkan duplikat dokumen dengan memanfaatkan proses fotografik. Sementara itu, bila merujuk pada definisi yang dipaparkan Morrison (2015), pengertian mesin fotocopy adalah alat yang memanfaatkan listrik statis dan fotokonduktivitas.

Definisi lainnya datang dari King Research, inc, (1977), yang memaparkan jika mesin fotocopy merupakan mesin yang dipakai untuk menduplikat kertas asli. Sedangkan untuk definisi lain, yang disampaikan oleh Creswell (2004), mesin fotocopy dapat diartikan sebagai mesin yang bisa menggandakan teks dan gambar.

Baca juga: Fotokopi atau Fotocopy? Nih, Faktanya Bikin Shock Kita Semua!

Fungsi Mesin Fotocopy di Kantor yang Kalian Harus Tau!

Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa fungsi mesin fotocopy di kantor yang patut Anda ketahui.

1. Kita Bisa Scanning/Scan Surat-Surat Penting Loh!

Kecanggihan teknologi membuat mesin fotocopy sudah dilengkapi berbagai fitur mutakhir seperti misalnya Send To Email. Artinya, Anda dapat dengan mudah mengirim salinan surat-surat penting dari mesin fotocopy langsung ke email pribadi atau klien. Anda bahkan bisa mengatur email pribadi Anda sebagai kontak utama dan tombol pintasan pada mesin fotocopy. Dengan demikian, Anda pun bisa langsung mengirim hasil scan ke email atau tidak perlu lagi memasukkan alamat email setiap kali melakukan proses tersebut.

2. Kita Bisa Mencetak Dokumen di Kantor!

Dengan adanya mesin fotocopy, keperluan pencetakan dokumen di kantor tentunya bisa ditangani secara efisien dan cepat. Terlebih lagi, print fotocopy lebih difavoritkan karena prosesnya relatif cepat, khususnya untuk dokumen atau file yang berwarna hitam-putih. Tidak cuma itu, opsi print fotocopy juga dapat membantu menurunkan biaya printing. Sebab jika itu dilakukan dengan printer, kantor Anda tentunya perlu mengeluarkan biaya cetak yang jauh lebih mahal.

3. Sesuai dengan Namanya, Kita Bisa Duplikasi Dokumen dan Foto

Fungsi utama dari mesin fotocopy adalah menyalin dokumen. Baik itu yang berupa teks maupun gambar/foto, Anda bisa menggunakan mesin fotocopy untuk menyalinnya ke media kertas. Tentunya, fungsi ini akan sangat bermanfaat, terutama bagi dunia percetakan buku ataupun untuk keperluan birokrasi.

Baca juga: 17 Jenis Kertas yang Sering Digunakan Pada Percetakan

4. Memperbesar dan Memperkecil Hasil Cetak, Sangat Mungkin untuk Dilakukan

Dahulu, hasil dari fotocopy sangat bergantung pada kondisi dokumen yang hendak disalin. Sebagai contoh, apabila huruf pada dokumen berukuran kecil, maka hasil yang kita dapat saat menggandakannya juga sama. Akan tetapi, saat ini, teknologi terbaru pada mesin fotocopy bisa membuat Anda mengubah ukuran huruf pada hasil copy. Bahkan, tidak cuma huruf saja yang bisa dimodifikasi ukurannya (diperbesar atau diperkecil), Anda juga bisa menerapkan proses yang sama pada gambar di dalam dokumen.

5. Mesin Fotocopy Punya Fitur Duplex dan Collation

Tidak ketinggalan, mesin fotocopy dengan teknologi terkini telah dilengkapi dengan fitur duplex dan collation. Untuk fitur pencetakan duplex, fitur ini sekarang banyak dijumpai pada mesin fotocopy dengan teknologi terbaru ataupun printer multifungsi. Fitur duplex memungkinkan Anda untuk melakukan fotocopy bolak-balik. Metode ini sering dilakukan karena bisa menjadi salah satu cara terbaik untuk mengurangi biaya cetak.

Selain fitur duplex, terdapat pula fitur collation pada mesin fotocopy terbaru. Dengan memilih opsi collate pada mesin fotocopy, Anda bisa mencetak banyak salinan dari dokumen yang hendak diduplikasi serta mampu menggandakan semua halaman dalam setiap salinan secara bersamaan. Pengaplikasian dari fitur collation tentunya sangat berguna bagi Anda yang hendak menyalin dokumen dalam jumlah banyak.

Sebagai contoh, Anda perlu memfotokopi handout untuk rapat. Jika memakai metode fotocopy yang biasa, Anda akan membutuhkan waktu yang lama untuk memisahkan setiap salinan dan kemudian menyusunnya secara berurutan. Sebaliknya, jika Anda memanfaatkan fitur collation, Anda hanya perlu menggeser sedikit setiap hasil salinan dokumen ketika menyusunnya menjadi satu kumpulan.

6. Mencetak Booklet dan Skripsi

Fungsi lain yang ditawarkan oleh mesin fotocopy adalah, itu bisa membantu mencetak booklet dan skripsi. Teknologi pada mesin fotocopy masa kini memberikan keleluasaan bagi penggunanya untuk dapat mencetak dokumen dengan kondisi terlipat di bagian tengahnya dan memiliki dua staples di sepanjang lipatan tersebut. Dengan adanya pengaturan tersebut, Anda pun dapat mencetak booklet atau skripsi dengan cepat dan mudah.

7. Semuanya Jadi Mudah dengan Fitur Mailbox

Kemajuan teknologi berhasil mendatangkan banyak keuntungan pada pemanfaatan perangkat elektronik, termasuk pada mesin fotocopy. Dalam hal ini, fitur mailbox dianggap sebagai salah satu terobosan terkemuka dalam teknologi mesin fotocopy. Fitur tersebut memungkinkan kita untuk menyimpan hasil scan di dalam perangkat mesin fotocopy.

Jadi, saat Anda ingin mencetak atau menyalin ulang dokumen tersebut, proses scan ulang tidak lagi diperlukan. Tentu saja, fitur ini dapat membuat proses penyalinan dan pencetakan dokumen jadi lebih cepat. Hal itu karena Anda hanya perlu menemukan dokumen yang dibutuhkan di dalam mailbox dan kemudian mencetaknya kembali.

Namun, untuk bisa memanfaatkan fitur mailbox dalam mesin fotocopy, hardisk sebagai perangkat penyimpanan akan sangat dibutuhkan. Karena itu, saat memilih kapasitas ruang penyimpanan mailbox, Anda perlu menyesuaikannya dengan kebutuhan di kantor.

8. Mudahnya Melakukan Pencarian File Dokumen dengan Fitur OCR

Beberapa jenis alat fotocopy telah dilengkapi dengan teknologi canggih yang dinamakan Optical Character Recognition (OCR). Saat Anda memindai dokumen, scanner akan mulai membaca huruf dan kata, lalu menyimpan hasil scan sebagai “searchable PDF”. Maka, apabila di kemudian hari, Anda mungkin lupa nama file yang disimpan di mailbox mesin fotocopy, Anda bisa menemukan dokumen tersebut dengan menuliskan frasa atau tulisan yang terkait dengan file tersebut. Dalam waktu singkat, teknologi OCR pada mesin fotocopy akan mulai memunculkan file-file yang mengandung frasa atau tulisan yang Anda cari.

Semoga ulasan ini dapat memberi Anda informasi yang bermanfaat, khususnya bagi yang tertarik membuka bisnis percetakan untuk jenis layanan fotocopy. Tentunya, ada banyak alasan untuk mempertimbangkan bisnis fotocopy, mengingat mesin penyalin dokumen tersebut memiliki sejumlah kelebihan.

Misalnya saja, mesin fotocopy bisa membantu Anda menghemat biaya operasional karena biaya yang dikeluarkan untuk menyalin dokumen dengan mesin fotocopy relatif lebih murah ketimbang mencetaknya dengan printer. Mesin fotocopy juga dapat membantu Anda menyalin dokumen secara cepat. Bahkan, untuk bisa memperoleh 50 lembar salinan, Anda hanya butuh waktu satu menit saja. Jadi, apakah Anda makin tertarik untuk memulai usaha fotocopy?