Apa Itu Peralatan Kearsipan Filing Cabinet dan Jenisnya

Aktivitas perkantoran, baik itu dinas pemerintahan, bisnis percetakan offset, percetakan digital maupun perusahaan swasta, tidak akan pernah lepas dari naskah atau dokumen penting. Setiap hari, Anda akan melihat puluhan hingga ratusan dokumen yang masuk dan keluar. Jika Anda adalah seorang pimpinan lembaga atau pemilik perusahaan, Anda harus menyiapkan tempat khusus untuk mengatur dokumen-dokumen tersebut agar tetap terjaga dengan baik dan rapi. 

Jika tidak, bayangkan saja bagaimana jadinya ratusan lembar dokumen ditempatkan di atas meja atau kursi. Tidak hanya kesulitan mencari dokumen yang diperlukan, Anda juga akan dihadapkan dengan meja kerja yang berantakan dan tidak sedap dipandang. Kondisi seperti ini, cepat atau lambat, akan berujung pada menurunnya performa kinerja bawahan dan karyawan Anda.

Filing Cabinet adalah satu-satunya sarana yang tepat guna dalam mengurangi permasalahan semacam ini. Belum begitu memahami apa itu Filing cabinet beserta jenis, fungsi, dan cara memilihnya? Anda bisa menyimak penjelasan lengkapnya berikut ini. Setelah selesai membaca, Anda pasti akan tahu jenis Filing cabinet seperti apa yang Anda butuhkan untuk penyimpanan di kantor? 

Baca juga: Dokumen Berantakan? Simak Pengertian dan Fungsi Arsip Ini!

Apa Itu Filing Cabinet?

Filing cabinet adalah salah satu perlengkapan kantor yang berbentuk lemari, dengan fungsi atau kegunaan khusus untuk menyimpan dokumen, biasanya terbuat dari bahan logam dan berbentuk tegak layaknya lemari. 

Filing cabinet umumnya terdiri dari laci dengan pegangan yang dapat digenggam dan ditarik. Kemudian, terdapat tempat label pada bagian depan laci sehingga Anda dapat dengan mudah mengenali isi dokumen di dalamnya. Untuk menjaga kerahasiaan dokumen, Filing cabinet juga dilengkapi dengan sistem kunci. 

Fitur yang lengkap menjadikan Filing cabinet sebuah perlengkapan yang sangat cocok untuk keperluan kantor, misalnya rumah sakit, kantor polisi, pengadilan, dinas pemerintahan, dan perusahaan swasta. 

Baca juga: 12 Jenis Peralatan Kearsipan, penjelasan & Fungsinya

Jenis-Jenis Cabinet

Secara umum Filing cabinet terbagi menjadi dua jenis, yaitu Filing cabinet lateral dan Filing cabinet drawer. Sesuaikan pilihan Anda dengan kebutuhan dan juga ukuran ruangan kantor. Ingin tahu jenisnya secara terperinci?

Filing cabinet lateral adalah model cabinet yang berbentuk lemari berpintu yang dilengkapi dengan alas yang kukuh untuk meletakkan dokumen di dalamnya. Sedangkan, Filing cabinet drawer, sesuai dengan namanya ‘drawer’, mengindikasikan bahwa cabinet ini terdiri dari beberapa laci penyimpanan. Jumlah pilihan laci biasanya dua, tiga, empat, dan lima buah. 

Kegunaan/Fungsi dari Filling Cabinet

Sebagai perlengkapan kantor yang berhubungan dengan pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan dokumen, fungsi Filing cabinet adalah

• Tempat penyimpanan dokumen.
• Pengamanan dan pemeliharaan dokumen agar terhindar dari kerusakan yang disebabkan oleh faktor luar seperti kebakaran atau serangga.
• Perlindungan atas kerahasiaan dokumen dengan sistem kunci, dan (4) alat bantu untuk menata arsip kantor dengan mudah. 

Bagaimana Cara Memilihnya?

Butuh bantuan dalam memilih Filing cabinet yang berkualitas dan cocok untuk Anda? Berikut ini adalah tips untuk memilih Filing cabinet dengan mudah, yaitu:

1. Perhatikan Merek dari Masing-Masing Filing Cabinet

Brand secara tidak langsung selalu mengindikasikan kualitas produk. Semakin terkenal suatu produk, biasanya akan semakin baik kualitas produk tersebut. Oleh karenanya, pertimbangkanlah seluruh merek filing cabinet terbaik untuk Filing cabinet yang ingin Anda beli.

2. Sesuaikan Harga Filing Cabinet dengan Bujet Kantor

Hindari memilih cabinet yang melampaui bujet kantor Anda. Dengan banyaknya pilihan yang beredar di pasar, Anda diuntungkan untuk memilih cabinet sesuai dengan dana yang tersedia. Harga Filing cabinet biasanya dimulai dari Rp400.000 sampai dengan Rp3.000.000 tergantung dengan merek, bahan, dan ukuran.

3. Pertimbangkan Jumlah Laci Cabinet yang Dibutuhkan

Jumlah laci cabinet adalah salah satu hal yang harus dipertimbangkan dengan saksama. Perkirakan berapa banyak dokumen yang harus Anda simpan di dalam sebuah cabinet nantinya.

4. Teliti Bahan dari Filing Cabinet 

Walaupun Filing cabinet termasuk perlengkapan yang aman untuk digunakan, cabinet ini tersedia dalam bahan dengan ketahanan yang berbeda. Semakin tinggi tingkat ketahanan tentunya harga akan semakin mahal, misalnya besi tahan api. Pilihan bahan lainnya adalah metal dan baja.

5. Selaraskan Warna Filing Cabinet dengan Suasana Kantor

Tips yang terakhir adalah pilihlah warna yang cocok agar dapat mempercantik tampilan ruangan kantor. Biasanya Filing cabinet tersedia dengan warna beragam contohnya abu-abu, merah, dan hitam.

Pada intinya, Filing cabinet adalah media yang sangat bermanfaat untuk tata kelola dokumen Anda. Jadi, sesuaikan dengan kebutuhan baik dari jenis, merek, harga, dan lainnya. Nah, jika Anda punya permasalahan lain selain masalah pengarsipan, semisal permasalahan seputar percetakan atau desain grafis, maka carilah solusi di solusiprinting