Kop surat jadi bagian penting dalam korespondensi perusahaan dengan pihak lain secara formal. Tanpa kop surat, sebuah dokumen akan terlihat biasa saja dan kurang resmi sehingga tidak dapat dijadikan dasar maupun bukti yang sah atas penetapan atau keputusan suatu hal. Semua informasi dasar tentang perusahaan atau organisasi harus dimuat dalam kop surat, yaitu logo, nama, alamat, nomor telepon, dan website resmi jika ada. Peletakan bagian tersebut dapat bervariasi sesuai keinginan perusahaan/organisasi.
Misalnya, ada perusahaan yang meletakkan semua elemen kop surat di bagian atas kertas. Ada pula yang menempatkan logo di kanan atau kiri atas, sedangkan informasi kontak berada di bagian bawah kertas. Ditinjau dari elemen yang membentuk, maka kop surat mempunyai beberapa fungsi.
- Pertama, tentu saja sebagai identitas perusahaan atau organisasi. Logo menjadi bagian paling mencolok karena hanya dengan melihat logo, penerima sudah mengetahui siapa pengirim surat tersebut.
- Kedua, kop surat memberikan informasi kepada penerima tentang penulis surat tersebut. Penerima, baik itu calon konsumen, klien, maupun pelanggan, dapat mengakses informasi kontak yang tertera untuk menindaklanjuti surat tersebut.
- Ketiga, kop surat juga dapat berfungsi sebagai alat promosi. Kelengkapan informasi yang ada bisa ditambah dengan website atau media sosial yang aktif. Dengan begitu, penerima surat dapat mencari tahu profil perusahaan secara mandiri lewat dua sumber tersebut.
Ukuran kop surat yang paling banyak dipakai di Indonesia adalah A4 atau 21 x 29,7 cm. Sebagian perusahaan atau organisasi juga menyediakan opsi ukuran folio atau 21 x 33 cm. Kop surat dapat dicetak secara simpel dengan menggunakan warna netral (hitam putih) maupun memasukkan entitas warna perusahaan sehingga mempertegas branding perusahaan tersebut.
Jadi, pastikan desain kop surat benar-benar rapi, tertata baik, dan mudah dibaca. Cek juga penempatan posisi kop surat sehingga tidak perlu mengatur ulang posisi teks dokumen yang akan dicetak pada kertas tersebut.
